Имею ли право хранить копию паспорта сотрудника

Все Статьи. Карта сайта. Вебинары Расписание семинаров и вебинаров Семинары Вебинары Бизнес-завтраки Зарубежное законодательство Электронная отчетность Астрал Отчет 1C-Отчетность Информационная защита Решения по Защите конфиденциальной информации Часто задаваемые вопросы по защите персональных данных.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму консультанта или позвоните по телефонам:

+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Москва и область

+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург и область

Это быстро и бесплатно!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Предъявите Ваш паспорт

Персональные данные работников: что изменилось с 1 июля 2017 года

Работники - те субъекты персональных данных, благодаря которым операторами персональных данных являются почти все юридические лица нашей страны.

Именно поэтому они находятся в привилегированном положении: в трудовом кодексе выделена целая глава, которая регулирует вопросы обработки отдельного вида персональных данных — персональных данных работников. Несмотря на то, что законодатель нас постоянно подталкивает к защите и грамотной организации обработки персональных данных работников, большинство работодателей от этого старательно уклоняются. У каждого свои причины, но самая главная из них - страх перед неизведанным. В этой статье мы попытаемся передать необходимые знания об основных нарушениях при обработке персональных данных работников и о том, что необходимо сделать для их устранения.

Главная проблема в защите и организации обработки персональных данных - это наличие правовой основы обработки персональных данных. Запомните: сколько бы вы не потратили сил и времени на выполнение требований законодательства о персональных данных, - это может быть все впустую, если вы нарушаете принципы и условия их обработки.

Поясним почему. Дело в том, что в нашем законодательстве нет законного основания для хранения ксерокопий паспортов работника в личном деле кроме некоторых случаев, связанных с государственной службой. Главное не путать — хранение без цели на всякий случай и однократное использование для каких-либо нужд например, если нужно ксерокопию паспорта работника отправить в учебное заведение, где он будет повышать квалификацию или в банк для выдачи банковской карты.

Во втором случае, если нам нужна копия этого документа, то мы ее у него запрашиваем непосредственно для выполнения определенного действия с персональными данными.

Грубо говоря, вы не сможете объяснить Роскомнадзору РФ - зачем вам эти данные. Вы скажете - для трудоустройства, они вам в ответ — ТК РФ устанавливает закрытый перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу. Посмотрел в паспорт, данные в Т-2 переписал и верни паспорт обратно.

И так далее. Конечно, дорогие читатели и их коллеги по кадровому цеху могут возразить и, сославшись на богатую фантазию, придумать цель обработки, но цифры победить трудно: наличие ксерокопии паспорта работника в личном деле - одно из трех самых частых нарушений, фиксируемых Роскомнадзором РФ и его территориальными органами при проведении проверочных мероприятий. Одной из самых волнующих тем при обработке персональных данных работников является согласие на обработку персональных данных.

Трудовой кодекс предусматривает, что при передаче работодателем персональных данных работника, первый обязан запастись письменным согласием на обработку.

Здесь мы плавно переходим к другому самому частому нарушению, фиксируемому Роскомнадзором его территориальными органами , при проведении проверочных мероприятий. Сейчас почти в каждой организации заработную плату работники получают на банковские карты. Однако, в большинстве случаев почти всегда , отношения с банком в области обработки персональных данных оформляются неправильно с точки зрения регуляторов. Очень часто операторы путаются в согласиях для зарплатного проекта, потому что банки предоставляют свои формы согласий.

Здесь важно понимать, что согласие должен давать работник своему работодателю на передачу своих персональных данных в банк статья 88 ТК РФ. Поэтому, согласия, которые берет банк для вас, как для работодателей не играют для вас никакой роли. Другой важный момент - если в вашем согласии прописано, что работник разрешает передавать свои данные в кредитные организации без указания конкретной организации, то это тоже будет нарушением.

Необходимо указать в какой именно банк будут передаваться данные. Кроме этого, в договоре с банком Роскомнадзор его территориальный орган часто замечает такой вид правоотношений в области персональных данных, как поручение оператором обработки другому лицу.

То есть, работодатель поручает банку обрабатывать персональные данные своих работников. Данная постановка вопроса - весьма спорная. Не спроста ни один банк добровольно это не признает, но есть ли там поручение обработки или нет, как и что нужно сделать, чтобы избежать проблем - это тема для отдельной дискуссии. Мы же просто доводим до читателя факты - отсутствие в договоре с банком положений части 3 статьи 6 ФЗ "О персональных данных" - одно из главных нарушений, устанавливаемых Роскомнадзором его территориальным органом при проведении проверочных мероприятий третье основное нарушение.

При том, нарушители здесь не банки, а работодатели, потому что именно они поручают обработку персональных данных. Поэтому, чтобы избежать возможных проблем — просмотрите свой договор с банком и внесите в него дополнения. Текст, который нужно добавить, можно легко извлечь из части 3 статьи 6 ФЗ "о персональных данных".

Также, обратите внимание не только на договор с банком, но и на другие договоры, в соответствии с которыми вы передаете персональные данные работников. Это могут быть, например, договоры на обучение работников, или на проведение медицинских осмотров. Возвращаясь к проблеме ксерокопии паспорта, стоит обратить внимание на все личное дело сотрудников и определить - все ли документы, в нём находящиеся, вы обрабатываете законно.

Нет ли в этих документах, например, сведений о судимости. В соответствие со статьей 10 ФЗ "О персональных данных" сведения о судимости могут обрабатываться только в установленных законом случаях. Прочитайте её, пожалуйста, полностью. Поэтому, если вы "обычный"работодатель, а не, например, школа, то вы не можете обрабатывать сведения о судимости работников, как бы ваша служба безопасности этого не хотела.

Другое частое нарушение законодательства о персональных данных в данной сфере — сбор излишней информации о родственниках. Часто в личном деле работника можно встретить такие сведения о родственниках как место их работы, контактные телефоны это как минимум.

К сожалению, если опираться на законодательство, то в большинстве случаев работодатель может обрабатывать только данные о родственниках, которые указаны в карточке Т Естественно, мы не рассматриваем случаи, когда работник — государственный служащий. Там совсем другая ситуация с данными родственников и другие подобные случаи.

Кроме нарушения непосредственно самого закона, работодатель часто нарушает и требования подзаконных актов, в частности Постановления Правительства от Все возможные нарушения невозможно изложить в данной статье, но мы надеемся, что она поможет вам избежать основные. Еще важно понимать, что сотрудники Роскомнадзора РФ его территориальных органов при проведении проверки не будут досконально изучать ваши локальные документы, часто они вообще не уделяют им внимание — есть - хорошо если нет, то плохо.

Сотрудники Роскомнадзора РФ его территориальных органов , как большие профессионалы, поступают правильно, ведь намного важнее не наличие красивых документов, а законность обработки тех или иных персональных данных. И в подтверждение наших доводов видно, что почти все основные нарушения вообще не связаны с комплектом ваших внутренних документов.

Вы пригласили специалистов, они сделали вам комплект документов, поставили средства защиты и ушли, оставив вас один на один со всеми проблемами. Поэтому, важным элементом построения грамотной защиты и системы обработки ПДн в организации является наличие своего специалиста разбирающегося в законодательстве о персональных данных. Мы не говорим, что надо их искать и увеличивать штат.

Обработка персональных данных - это каждодневная деятельность сотрудника отдела кадров. И вдвойне будет замечательно, если ваш кадровик во всем сам разберется, станет хорошим специалистом и в этом вопросе именно в вопросах обработки персональных данных работников. Если у вас обрабатываются персональные данные и других субъектов — не надо все валить на специалиста по кадрам, так как обработка персональных данных иных субъектов также требует определенных знаний.

Возможно, для этого его нужно будет отправить на пару семинаров или пригласить на аудит сторонних специалистов, но это будет лучше, чем не иметь такого специалиста вообще.

Основные нарушения при обработке персональных данных работника.

Статьи и консультации 2020 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

На едином портале размещения проектов нормативных актов появилось 2 законопроекта, которые коснутся всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Судя по тексту первого документа , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям. Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от

Может ли работодатель хранить копию паспорта в личном деле работника? Кадровая служба снимает копию с этих документов и хранит в не имеет права, поэтому хранение копии ИНН в личном деле не.

Основные нарушения при обработке персональных данных работника

Дата публикации Кадровая служба снимает копию с этих документов и хранит в личных делах работников. Законны ли действия кадровой службы? Обязанность оформлять личные дела установлена в отношении государственных и муниципальных служащих Указ Президента РФ от На работников коммерческих организаций оформлять личные дела необязательно. Однако если коммерческая организация решила вести личные дела работников, то целесообразно закрепить порядок их ведения в соответствующем положении. Копии документов выписки должны заверять работники кадровой службы. Документы личного дела подшиваются в папку "Дело".

Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует. Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права. Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован.

Работники - те субъекты персональных данных, благодаря которым операторами персональных данных являются почти все юридические лица нашей страны.

Новые правила хранения личных данных работников

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Хранение в личных делах работников копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения, не является нарушением закона, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение следующих условий: — от работника получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в п. Если эти условия не соблюдаются например, хранение копий личных документов работника не обусловлено необходимостью достижения конкретных, заранее определенных и законных целей обработки персональных данных , хранение копий таких документов противоречит требованиям законодательства.

В первую очередь работодатель обязан обеспечивать сохранность персональных данных и режим допуска к ним см. Если сотрудник имел доступ к копиям своих документов, то составьте акт о том, что работодатель прекратил обработку персональных данных сотрудника в связи с его увольнением и что персональные данные составьте список были изъяты сотрудником самостоятельно. Так в силу п. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поскольку персональные данные работника необходимы работодателю в связи с исполнением трудового договора, то после прекращении трудового договора работодатель не вправе обрабатывать персональные данные работника, в том числе осуществлять их хранение. Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. Таким образом, цели исполнения трудового договора достигаются сторонами с учётом процессуальных сроков для обращения в суд не позднее 1 года с момента увольнения работника. Согласно ч.

Может ли работодатель хранить копию паспорта в личном деле работника? Кадровая служба снимает копию с этих документов и хранит в не имеет права, поэтому хранение копии ИНН в личном деле не.

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте. Подписчикам ДОСТУПНЫ: новые и прошлые журналы, удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству пошаговые инструкции, образцы и бланки документов, консультации, статьи и др. Подробное руководство к тому, как "подмести хвосты" и подготовить кадровые документы для следующего года.

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Хранение в личных делах работников копии паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании и других документов, содержащих персональные сведения, возможно, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение определенных условий. Обоснование вывода: Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу - субъекту персональных данных, признается персональными данными п. Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Закона N ФЗ не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Однако, поскольку копии паспортов сотрудников и членов их семьи, свидетельств о браке, свидетельств о рождении детей содержат в себе информацию, относящуюся к определенным физическим лицам, обработка такой информации подчиняется требованиям Закона N ФЗ.

Может ли банк вернуть кредит при истекшем сроке для подачи иска.

Максимальный период не зависит от группы инвалидности, а обусловлен только прогнозом течения болезни. Банкротство страховых организаций может произойти по разным причинам. Не указан потерпевший, значит и не было никакого наезда на пешехода. Да, нужно, несмотря на то, что перед увольнением ее больничный не был получен отделом кадров.

Потратить время потребуется на анализ средней рыночной ценности недвижимого имущества по его местоположению, цены самого местоположения, технического состояния объекта, стабильности экономики в стране и ряда других показателей, крайне важных для определения ценности дома, квартиры, земли или даже гаража. В случае, если собрание жильцов установило, что требуется большая сумма на поддержание дома, то компенсация будет зачисляться в размере, который установлен региональными властями.

Установить прибор не составляет труда, достаточно позвонить в энергосбытовую компанию, сделать заявку. Теперь о пакете документов, который предоставляется в миграционные органы, чтобы проживание в России было легальным: в состоянии общаться на государственном языке.

Права потребителя при отказе продавца в проведении гарантийного ремонта. Можно ли обратиться анонимно.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 15 Вещей, Которые Нужно Знать При Общении С Полицией

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Москва и область

+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург и область

Это быстро и бесплатно!

Вам будет интересно:
Как рассчитать среднюю для больничного если год отработан не полностью Входят ли отпускные в расчет больничного листа Индексируется ли уже полученный материнский капитал Куда обращаться на неправильную парковку во дворах Сколько часов должны работать инвалиды Как посмотреть что в собственности у человека Метки на правах напротив серии и номера нового образца Рентабельность чистых активов по балансу Прослужил в армии з года 1965 1968 какой трудовой стаж На какой срок избирается президент российской продлили на срок
Комментарии
Каролина

А что с её мамашей, она тоже какая то не нормальная мычит толком сказать ничего не может.

Владимир

стыдно за таких безграмотных сотрудников!

nalbnelneyte

, на них пахать и пахать ещё.

Роза

Не за Альянс, не за Орду, а за Навального!

Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных